Firme en pleine expansion, Provision parvient déjà à se distinguer par sa nouvelle approche axée sur des valeurs aussi fondamentales que la transparence, l'honnêteté, la communication et l'intégrité.

La mission première de Provision est de favoriser l'harmonie au sein des syndicats de copropriété. Une accessibilité à une gamme de services personnalisés, des solutions en temps réel ainsi que des tarifs rigoureusement négociés constituent autant de mots d'ordre qui vous permettront d'économiser temps et argent dans la gestion de votre syndicat.

Lorsque le syndicat de copropriété joindra notre firme, il bénéficiera d’un site intranet qui leur sera propre, accessible par tous les copropriétaires, sans frais additionnels. Ainsi, les copropriétaires peuvent en tout temps consulter différentes informations utilisées. Pour ceux qui n’ont pas accès à Internet, notre équipe se fera un devoir de leur remettre, par écrit, toute information transmise sur l’intranet.

Une offre de services complète pour
l'ensemble de vos besoins.


Contactez-nous dès maintenant
 

NOS SERVICES

  • Accès au logiciel web et soutien à tous les copropriétaires quant à son utilisation ;
  • Saisi du budget annuel approuvé par le conseil d’administration ;
  • Préparation des états financiers en date de la fin de l’exercice financier courant ainsi que la dernière conciliation bancaire ;
  • Répartition des dépenses suivant les Q/P établies par la déclaration de copropriété et en conformité avec l’article 1064 du Code civil du Québec, et envoi des avis de cotisation annuelle à chacun des copropriétaires ;
  • Préparation des chèques pour le paiement des fournisseurs ;
  • Préparation et communication des informations à une entreprise qui sera chargée de verser et d’effectuer le paiement des salaires et des retenues à la source, le cas échéant ;
  • Dépôt de toutes les sommes perçues dans un compte de banque distinct ouvert au nom de syndicat auprès d’une banque à charte ou caisse populaire légalement habilitée à effectuer des opérations bancaires ;
  • Investissement des sommes d’argent administrées conformément aux règles des placements présumés sans risque (fonds de prévoyance). Le gestionnaire doit se contenter de surveiller le montant du fonds de réserve, que ce soit dans le même compte ou dans un compte séparé prévu à cet effet. Le gestionnaire ne doit pas investir les fonds détenus dans le fonds de réserve à moins d'y être invité par le conseil d'administration ;
  • Rappels nécessaires auprès des copropriétaires pour percevoir les charges de copropriété en souffrance ;
  • Discussion régulière avec le syndicat de copropriété ;
  • Compte rendu acheminé aux copropriétaires tous les trois mois afin de les tenir au fait des différents événements passés et à venir.

  • Préparer, convoquer et assister à 10 réunions du conseil d’administration et rédaction des procès-verbaux en français et en anglais (d’une durée maximale de deux heures et demie chacune). Tout temps supplémentaire sera facturé au taux de 125$/h + taxes ;
  • Préparer, convoquer et assister à l’assemblée annuelle des copropriétaires dans les 60 jours suivant la fin de l’exercice financier du Syndicat et rédiger le procès-verbal en français et en anglais ;
  • Tenir les registres prévus par la loi et autres registres tel que le registre du fonds de prévoyance, registre des règlements de l’immeuble, registre des copropriétaires et locataires et registres des services de l’immeuble ;
  • Proposer des amendements pour que les règlements de l’immeuble représentent la vision du syndicat ;
  • Faire respecter les règlements de la copropriété, en envoyant des avertissements écrits au besoin ;
  • Négocier et renouveler le contrat d’assurance de l’immeuble pour une valeur à neuf tel que déterminé par le Conseil d’administration ;
  • Négocier et souscrire, pour le compte du Syndicat, aux contrats pour les fournitures habituelles, charges mensuelles ou périodes régulières concernant les dépenses communes. Par exemple gaz, électricité, ascenseur, déneigement, paysagement, etc. Nous obtiendrons un minimum de 3 soumissions que nous présenterons au conseil d’administration afin que ces derniers choisissent la meilleure option ;
  • Négocier et souscrire, pour le compte du Syndicat, aux contrats de nettoyage et d’entretien courant effectués dans le cadre d’une gérance normale avec des sociétés ayant une assurance responsabilité d’un minimum de 1M$. Nous obtiendrons un minimum de 3 soumissions que nous présenterons au conseil d’administration afin que ces derniers choisissent la meilleure option ;
  • Embaucher et coordonner le travail des professionnels requis pour assurer l’entretien du bâtiment, selon les volontés du conseil d’administration (Le gestionnaire ne se porte pas garant de la qualité du travail effectué par les fournisseurs et/ou les entrepreneurs) ;
  • Inspection de l’immeuble et des parties communes 2 fois par mois ;
  • Discussion régulière avec le syndicat de copropriété ;
  • Compte rendu acheminé aux copropriétaires trimestriellement afin de les tenir au fait des différents événements passés et à venir ;
  • Mise en place de procédures pour faciliter la gestion de l’immeuble. Par exemple, gestion des puces, obtention des clés des copropriétaires, programmation de télécommande pour le garage, etc…;
  • Remplir la déclaration annuelle identifiant les administrateurs du Syndicat auprès du REQ ;
  • Recevoir les demandes des copropriétaires et en discuter avec le conseil d’administration afin de régler en priorité les dossiers les plus urgents ;
  • Médiation et arbitrage dans le cadre de conflits ;
  • Présence pendant les inspections de la bâtisse, maintenance sur les parties communes (inspection des détecteurs de monoxyde de carbone, inspection des ascenseurs, etc.), si cela est requis par le conseil d’administration.

  • Voir forfait financier et forfait administratif ;
  • Services 24h/ 7 jours ;
  • Gestion de deux sinistres avec l’assureur lorsqu’il touche 2 unités de condo et moins ;
  • Médiation et arbitrage dans le cadre de conflits ;
  • Discussion régulière avec le syndicat de copropriété ;
  • Compte rendu acheminé aux copropriétaires trimestriellement afin de les tenir au fait des différents événements passés et à venir ;
  • Services et déplacements d’urgence rendus ou effectués entre 8h et 17h30 les jours de semaine.

 

NOTRE ÉQUIPE



Marc Morin, CPA-CGA

Président et gestionnaire principal


Me Angie Pelonis, LL.B., D.D.N., Notaire

Vice-présidente et gestionnaire principale


Certains sous-traitants avec lesquels PROVISION travaillent:

Une gestion efficace et adéquate d'un
syndicat passe nécessairement par
une équipe d'experts chevronnés.

Une gestion efficace et adéquate d'un syndicat passe nécessairement par une équipe d'experts chevronnés.